ISO 9001 il mantenimento della certificazione

Uno degli obiettivi dichiarati della norma ISO 9001:2015 è la capacità del sistema di tenersi aggiornato ed efficace nel corso del tempo. Il sistema della qualità, in gergo SGQ, è rappresentato da una visione sistemica di un’azienda improntata alla piena soddisfazione dei clienti, dei fornitori e di ogni altro soggetto anche esterno. Il sistema deve essere in grado di produrre qualità in ogni singola azione aziendale, per ottenere ciò non servono soltanto i documenti.

Il sistema di gestione della qualità deve essere inteso come una serie di elementi dipendenti l’uno dall’altro in grado di ottenere clienti e di mantenere soddisfatti nel corso del tempo. È un pò il classico concetto della fidelizzazione dei clienti, un sistema di gestione efficiente tende a fidelizzare i clienti nel tempo solo se è progettato per auto diagnosticarsi. Ecco perché mantenere nel tempo un sistema qualità efficiente vuol dire mantenere tutti gli elementi che lo costituiscono e che interagiscono tra di loro, e per fare ciò occorre mantenere la struttura e i processi aggiornati. In altre parole occorre mantenere le relazioni, le interazioni, le connessioni e ripristinare tutto quello che non funziona, e che ha subito le intemperie del tempo. Questo resta requisito per ottenere la certificazione iso 9001 in modo rapido e senza sorprese.

Tale requisito della certificazione ISO 9001 viene espressamente elencato nel paragrafo 4.4.1 della norma ISO 9001/2015. Qualsiasi cosa senza la manutenzione è destinata a deteriorarsi, la stessa cosa vale per un sistema di gestione, in quanto interagisce con l’ambiente esterno, e da questi ne riceve sollecitazioni attive e passive. Per evitare che queste sollecitazioni esterne possano influire negativamente sulla struttura e sui processi, apportando così modifiche al sistema, occorre intervenire costantemente con azioni specifiche per apportare quelle modifiche che si rendono eventualmente necessarie.

Vediamo da un punto di vista concreto come si provvede al mantenimento di un sistema di gestione della qualità con una serie dei misure da adottare prontamente:

  • mantenere nel tempo personale competente e qualificato in grado di operare sui singoli processi;
  • correggere ogni volta le anomalie riscontrate che si presentano in via occasionale e che possono essere rilevate monitorando tutti i processi;
  • erogare le risorse necessarie per una gestione efficacia del sistema e di tutti i suoi processi;
  • mantenere aggiornate nel tempo tutte le informazioni documentali necessarie al sistema;
  • mantenere puliti e in ordine gli spazi dove si svolgono i processi aziendali;
  • sostituire il personale che lascia l’azienda con nuovo personale qualificato e formato;
  • rinnovare le tecnologie utilizzate durante il processo produttivo e tenerle sempre aggiornate
  • rivedere periodicamente la propria Vision dell’ambiente circostante e degli obiettivi.

Applicando questo piccolo schema al sistema di gestione della qualità si può avere la certezza di un mantenimento efficace ed efficiente nel tempo. La qualità non è un divenire naturale, al contrario va progettata affinché si rifletta nei prodotti e nei servizi offerti nonché nelle relazioni sociali e aziendali.

Ovviamente i controlli non incidono direttamente sulla qualità dei prodotti e delle azioni, ma prevedere una manutenzione costante dell’intera procedura porta sicuramente ad una maggiore efficacia dell’intero sistema di gestione della qualità. In conclusione ricordiamo come già accennato che è il paragrafo 4.4.1 della certificazione ISO 9001:2015 a richiedere che i processi necessari al funzionamento del sistema vengano determinati, adottando tutte le azioni necessarie. La norma richiede infatti che vengono individuati non già tutti i processi volti dall’organizzazione ma solo quelli necessari al sistema della qualità.

È utile sottolineare che le attività che formano i processi necessari al funzionamento del sistema qualità, sono di certo già adottate dall’azienda, o comunque sottoposti a pianificazione. I costi di mantenimento di un sistema di gestione della qualità possono variare a seconda delle condizioni di conservazione del sistema stesso. Un conto è ripristinare un sistema di gestione che si è depauperato nel corso del tempo in quanto privo di manutenzione, un altro costo avrà invece il controllo e il mantenimento della certificazione ISO 9001 di un sistema regolarmente monitorato e mantenuto.